学院公章是学院职权的合法代表,具有标志作用、法律作用和凭证作用。为避免公章滥用导致学院名誉权受损或带来不必要的法律纠纷,对学院公章使用管理规定如下。
一、学院印章使用管理的基本原则
1.周口科技职业学院印章,由上级主管部门监制,由学院办公室指定专人统一管理。
2.学院内部各级行政机构印章和冠以周口科技职业学院字样的各种业务专用章,由学院办公室统一审核并监督使用,各部门负责使用管理。
二、印章的规格、式样及使用印章的审批手续
1.周口科技职业学院印章为圆形,直径4.2厘米,由河南省教育厅监督制发。使用:周口科技职业学院印章,应按照规定的程序审批。非常规性使用公章,必须经学院主管领导或学院办公室主任审批。
2.学院各处、室、系、部等机构的印章为圆形,直径4厘米,由学院办公室统一监制,留印模后下发使用部门管理。学院各部门的印章,可在其职权范围内独立对外使用。凡部门名义对外使用印章,须经部门领导审查批准。
三、印章刻制发放的手续
1.凡经学院批准成立的机构刻制印章,需到学院办公室办理有关印章刻制手续。印章刻好后,学院办公室留印模,通告全校,新设机构即可启用印章。
2.因机构更改名称,需重新刻章的,新印章刻好后,各使用单位以旧换新,旧章由学院办公室验收留印模后,统一销毁。
四、印章管理和使用的基本要求
1.各部门必须指定政治思想过硬、品德端正、能坚持原则、办事公正、对工作认真负责、有高度组织纪律性的人员管理本部门的印章。
2.监印人必须亲自用印。用印前必须按各级用印负责人的审批意见,审查用印文件的内容、格式,无误后方可用印。盖印时要求图章清晰、端正、位置适当(一般应盖在文件的落款与日期之间,骑年压月处)。
3.监印人对印章必须妥善保管,不准携带印章到室外,不得将印章放在桌面上,以防丢失。
4.重要用印要有登记,校内各部门办理使用学院公章需填写;使用校印登记;。
5.个人因出国等原因在各类证书复印件上盖印,需持证书原件,并按一定程序办理审批手续。
五、本规定由学院办公室负责解释,2008年9月1日制定,2017年3月6修订。